Impegnati o Produttivi?

10Mar

Impegnati o Produttivi?

 

to to list


Nelle imprese di oggi capita spesso (quasi sempre) di osservare ed ascoltare persone molto impegnate, piene di “cose da fare”, in perenne affanno. Eppure capita anche che a fine giornata, queste stesse persone non siano soddisfatte del lavoro svolto.

Ti è mai successo? Hai vissuto giornate caotiche nelle quali ti sei impegnato ed hai fatto mille attività, nelle quali sei passato da una telefonata alla gestione della posta elettronica, hai iniziato qualche attività, magari senza riuscire a portarla a termine, per poi ritrovarti a fine lavoro con un pugno di mosche in mano, stanco e insoddisfatto di quanto fatto?

Com’è possibile? Perché tutte le tue buone intenzioni sono naufragate?

Perché non hai ancora uno strumento che ti consenta di gestire in modo ottimale il tempo che hai a disposizione per farti raggiungere gli obiettivi che ti sei posto.

Recentemente un mio cliente mi ha fatto una semplicissima domanda: Ho iniziato ad utilizzare una To Do List (un elenco delle attività da svolgere). Adesso ho un sistema che mi consentirà di gestire il tempo in modo veramente efficace. Sei d’accordo?

Alcune persone (e nemmeno tutte) iniziano proprio in questo modo: il loro approccio alla gestione del tempo consiste inizialmente nella predisposizione e nella gestione di una o più to do list.

È un inizio, ma se questo è l’unico strumento che utilizziamo, non possiamo farci troppe illusioni.

La to do list presenta, come molti degli strumenti utilizzati per la gestione ottimale del tempo, alcuni pregi ed alcuni difetti.

Tra i principali pregi ci sono sicuramente i seguenti:
Incentiva le persone a scrivere le attività da svolgere;
Facilita il ricordo delle attività da svolgere;

La to do list semplice però non consente di scegliere in modo corretto a quali attività dobbiamo dedicare il nostro tempo, le nostre energie, la nostra attenzione.

Non ci fornisce nessuna indicazione sulla priorità e sull’ordine ottimale da seguire.

Nella to do list “piatta” sembra che tutte le attività abbiano la stessa importanza e quindi, spesso, le persone sono portate a compiere i seguenti errori:
Iniziare dalle attività più piacevoli;
Iniziare dalle attività che possono essere evase in minor tempo (anche per il piacere di poter segnare o evidenziare l’attività come “fatta”)
Rimandare le attività più impegnative (in termini di concentrazione necessaria)
Rimandare le attività che richiedono più tempo (alcune anche più di un giorno)
Rimandare le attività “spiacevoli”, anche le più banali come ad esempio una telefonata che preferiresti evitare, ….

Il rischio più grande che si corre è quello di essere impegnati ma molto lontani dall’efficacia e dall’efficienza.
Come anticipato, il rischio concreto è quello di lavorare e ritrovarsi alla fine della giornata con un senso di insoddisfazione e con la sensazione di non aver fatto molte della attività che pensavamo di poter fare.

Nei corsi che facciamo sul time management dedichiamo una buona parte a spiegare la definizione delle attività urgenti e delle attività importanti.

Dalla combinazione di questi elementi (urgenza ed importanza) scaturiscono quattro possibilità. Tutte le attività che noi svolgiamo ricadono in uno dei quattro quadranti di seguito indicati:

Attività urgenti e importanti;
Attività urgenti e non importanti;
Attività non urgenti e importanti;
Attività non urgenti e non importanti

Ognuno di questi 4 quadranti presenta dei pregi e dei difetti (ad eccezione del quadrante 2 che presenta solo difetti).

Se vuoi gestire consapevolmente il tempo che hai a disposizione devi avere gli strumenti che ti consentono di:
Individuare le priorità e lavorare sulle priorità;
Acquisire chiarezza dei tuoi obiettivi;
Svolgere le attività che ti avvicinano ai tuoi obiettivi (ed a quelli dell’impresa in cui lavori)
Imparare a dire di no;
Imparare a delegare;
Eliminare le distrazioni;
Imparare a sfruttare i tempi morti;
Svolgere attività in modo continuativo;
Non procrastinare;
Pianificare gli impegni di lungo periodo.

Per qualsiasi chiarimento o dettaglio sugli strumenti da utilizzare per la gestione ottimale del tempo, per eventuali valutazioni di dettaglio delle vostre attuali abitudini e modalità, in caso di interesse ad approfondimenti, contattaci pure, saremo lieti di fornire le informazioni, gli spunti di miglioramento ed i suggerimenti utili per crescere e migliorare.

Nicola Guerrini

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